如何为律师事务所员工选择正确的沟通方式

在我上一篇文章中,如何改善与你的小律师事务所团队的沟通我谈到了你沟通的目的、听众、内容和背景,并给出了一些如何成为一个好的倾听者的建议。在这篇文章中,我们将探讨如何选择与团队沟通的正确方式,以及为什么电子邮件往往不是正确的选择。

你选择的交流方式会传递自己的信息,它可以成就你的交流,也可以毁掉你的交流。每种方法都有其优缺点,受上述因素的影响。

你与团队联系最常用的方法是面对面会议、电话和电子邮件,所以这篇文章将重点关注这些方法,尽管你可能偶尔会通过视频会议或短信交流。

不同沟通方式的优缺点

面对面的会议——无论是小组还是一对一——是最私人的交流方式,讨论的每一方都有机会利用他们收到的视觉和听觉信息来评估对话。这不仅包括说的话,还包括其他非语言暗示,包括肢体语言、语调和面部表情。但是面对面的会议,尤其是一群人的会议,或者需要出差参加的会议,可能会非常耗时,而且很难安排。

如果你不能举行面对面的会议,你可以选择电话会议。在电话里,你能听到语调和语调变化,但肢体语言和面部表情都消失了。电话最好是事先安排好,以便所有人都能安排好自己的出席时间——偶尔会有意外的电话打来,但有时会导致大量语音留言和电话标签游戏。

电子邮件正在迅速成为许多小律师事务所的默认沟通方式。它看起来既快捷又简单,但并不总是适合这项工作的工具。它很容易成为一根拐杖,尤其是对那些喜欢躲在键盘后面或想避免冲突的人来说。

电子邮件也会给人冷漠或没有人情味的印象,电子邮件信息很容易被误解,因为所有的听觉和视觉暗示都不存在。

当电子邮件是一个糟糕的沟通选择

你对沟通方式的选择将取决于我在上一篇文章中所讨论的因素:你所发送的沟通的实质是什么?沟通的目的或你想达到的目标是什么?谁是交流的听众?最后,交流的背景是什么?

如果沟通的实质是敏感的或可能涉及强烈的情绪,面对面的会议可能是你最好的选择。面对面的交流也是一个很好的选择来传达任何个人的、纠正的或负面的东西。如果语气或语调很重要,打电话或当面讨论可能比电子邮件更合适。

由于许多小公司非常依赖电子邮件,所以讨论电子邮件何时是一个糟糕的沟通选择是有意义的。

电子邮件作为一种沟通工具的一个大缺点是,它可能具有欺骗性地耗时。虽然发送电子邮件看起来又快又容易,但如果你的目的是获取收件人的信息,电子邮件会减慢这个过程,让每个人都感到困惑。有些收件人会点击“回复所有人”,以便每个人都能收到回复,而有些人则只回复原始发件人,将其他收件人排除在对话之外。响应将是异步的,可能不会在同一个线程中全部出现;一些收件人可能响应初始线程,而另一些人可能响应从其他收件人收到的最新电子邮件响应,以此类推。

即使只有两个人参与电子邮件交谈,有时拿起电话或走在大厅是一个更加有效的方式来完成一个任务或你需要的答案,因为它避免了来回(延迟)的电子邮件消息。

在使用电子邮件作为安排会议的方法之前要三思,特别是那些有几个与会者的会议,因为它会产生一串无效的消息。相反,你可以使用专门为此而创建的日程安排工具。

电子邮件是沟通事实的最佳方式,但即便如此,它也不总是最好的选择。在公司范围内,对于重要问题的通知,比如员工何时被解雇,或公司何时准备推出新项目或政策,最好在公司范围内或小组会议上进行沟通。当面提出这些问题,可以让公司有机会提供背景信息,激发热情,允许提问和公开讨论,防止流言蜚语和猜测伴随电子邮件发出的公告。

更有效的电子邮件沟通技巧

如果你确实使用电子邮件,要注意你的电子邮件会为谈话定下基调。用完整的句子,用专业的语气,使用正确的拼写、语法和标点符号,尽可能给人最好的印象,并增加你收到类似回复的机会。如果你发了一封很长的邮件,就等着对方回复。简明扼要,切中要点,从而得到简短的回应。

告诉对方你希望从交流中得到什么。你想让他们回复你的邮件吗?给出是或否的回答?采取一些行动吗?通知你他们完成了一项任务?如果不需要回应,就说出来。

如果你使用电子邮件是为了节省时间,那么邮件内容越简洁越好;那些回应你的人更可能是简短的。

在一封邮件中使用好的主题,限制主题的数量。邮件的主题行在确保邮件被打开、阅读和回复方面起着重要的作用。确保主题栏不浪费文字,它能准确反映你邮件的内容。

如果你的电子邮件谈话的主题中途改变了,编辑主题行以反映你电子邮件的新内容。这也使得以后更容易找到电子邮件。如果你的信息涵盖了多个主题,表明主题,用子弹或编号清楚识别每一个主题,并告知是否需要特定的应对每一项——没有什么比这更令人沮丧发送电子邮件与多个问题和接收响应,并没有解决。

在安排会议、打开一封新的电子邮件或拿起电话之前,考虑一下哪种沟通方式是最合适的,要考虑到你沟通的内容、目的、受众和上下文。

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艾利森·希尔兹先生他是Legal Ease Consulting, Inc.的总裁,该公司为全国范围内的律师和律师事务所提供生产力、实践管理、市场营销、业务发展和社交媒体培训、辅导和咨询服务。她是如何在更少的时间做更多:提高你的生产力和改善你的底线的完整指南,她经常为律师协会、律师事务所、法学院和其他法律组织就所有这些主题进行演讲和写作。她的网站,律师崩溃,和博客,法律缓解博客,提供工具、资源和信息,以帮助律师改善他们的业务。





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