《2021年安全通信和协作的重要性》

律师有伦理义务保密客户机密性。因此,保护​​客户自信的必要性一直是律师的首要任务。这意味着当律师及其工作人员远程工作时 - 由于大流行而常见的做法 - 律师们更迫切需要确保在电子方式通信时保护机密客户数据。

因为在过去的一年中,有如此多的律师和律师事务所的员工进行远程工作——而且许多人继续这样做——律师事务所在与律师事务所的客户互动时越来越依赖于在线沟通和协作工具。当然,这种新出现的使用电子通信方法的增长必然受到律师在保护客户机密方面的道德义务的影响。这就是为什么律师事务所的领导充分了解网络安全问题及其对被解雇员工的影响是如此重要,尤其是在律师和其他律师事务所的员工很可能在未来几个月继续远程工作,并进行电子通信的情况下。好消息是,当涉及到安全的在线交流时,律师事务所有可靠的选择。

客户端门户网站:比电子邮件更安全的选项

自20世纪90年代中期以来,律师通过电子手段与客户通信,多年来电子邮件是一种接受的方式,以电子方式与客户互动。但是,因为电子邮件本质上是不安全的,并且与通过邮局用铅笔写的明信片没有什么不同,因此已经开始失望 - 道德和实际 - 随着技术的改善。

这就是为什么道德委员会和网络安全专家在与客户在线沟通和协作时,越来越多地推荐使用非加密电子邮件以外的方法。例如,2017年,美国律师协会职业道德委员会在ABA意见477R中得出结论由于“网络威胁和电子通信设备的扩散已经改变了现状……依赖未加密邮件的使用并不总是合理的。”相反,委员会建议,对于特别敏感的问题,律师应该考虑使用加密通信,包括加密电子邮件和加密客户沟通门户内置到法律实践管理软件

佛罗里达州发布安全通信指南

最近,佛罗里达酒吧发布了更新的安全通信指南,其中包括与大流行期间遥控工作有关的建议。这个综合指南,“专业电子通信的最佳实践“长期以来25页,并提供了深入概述律师与客户沟通和协作的问题时出现的问题。本指南中寻址的电子通信类型包括短信,电子邮件,社交媒体,电话和手机,笔记本电脑,以及通过视频会议出现的法庭出现。

电子邮件很容易被黑客攻击

在专门讨论安全电子通信的部分,作者着重讨论了律师在使用未加密电子邮件与客户沟通时需要牢记的技术问题。两位作者强调了传统电子邮件的不安全性,并鼓励律师寻找一种更安全的方式与客户沟通。

正如他们解释的那样,这项建议的原因是电子邮件很容易被黑客攻击。这就是为什么根据作者,如果律师必须使用电子邮件的情况下出现这种情况,那么扫描收到和发送的每一个电子邮件都很重要:“附件可能包含恶意软件代码。为出站和入站电子邮件使用扫描软件。“

电子邮件本身就有风险

在指导中强调的另一个重要因素是在使用电子邮件时需要律师确保技术能力。由于技术能力现在是大多数司法管辖区的要求,律师必须了解这一责任的重要部分是确保他们充分了解与任何类型的技术相关的风险,包括电子邮件。

这就是为什么,根据作者的说法,律师在使用电子邮件与客户沟通时必须采取措施保密,其中一部分义务包括充分了解在分享机密信息时使用未加密的电子邮件的风险:“(I)如果你使用电子邮件作为保密通信形式,你应该知道风险,并熟悉发送安全/加密信息的选项。”

电子邮件可以很容易被截获

作者还涉及使用电子邮件时对坏演员干扰的可能性。他们警告说,因为电子邮件本质上是不安的,它可以很容易被截获。幸运的是,正如他们解释的那样,一种减轻风险的一种方法是使用加密的电子邮件服务。

当然,电子邮件加密技术经常需要IT专家的帮助,以便能够设置这种类型的系统 - 这可能是一个复杂的努力。然而,正如他们解释的那样,对于某些律师事务所,加密电子邮件可以是一个可行的选择:“总是有机会拦截您的电子邮件。如果使用加密的电子邮件服务时不完全消除,这些风险中的许多风险都会减轻。“

客户端门户是一种安全且易于使用的通信形式

最后,但并非最不重要的是,作者转向安全的客户端门户。正如他们解释的那样,由于电子邮件中固有的风险,他们建议使用像法律实践管理软件中内置的安全客户端门户,以代替电子邮件。他们分享了客户端门户是一种安全,安全,易于使用的替代方案,是确保在与客户联系中沟通和协作时保存机密信息的最佳方法之一:“安全客户端门户是一种新兴和安全电子邮件的替代品。有许多提供客户机门户组件的案例和实践管理系统。你应该认真考虑这种选择,把它作为一种交流机密信息的方式。”

当然,还有更多的建议,所以请务必阅读完整的指南,以获得许多关于与客户进行安全和有效沟通的细节的有用建议。关于有效和安全的客户沟通工具的更多建议,请下载这本免费电子书:面向律师的虚拟协作工具。”





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